In unserem ständigen Bestreben, nicht nur die technischen Aspekte unserer Plattform, sondern auch die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern, haben wir Anfang 2024 die Mailing-Status überarbeitet. Oft sind diese Stichworte nicht selbsterklärend, und viele komplexe Zustände werden in einer Handvoll einfacher Begriffe zusammengefasst. Damit Sie immer wissen, wo sich Ihr Mailing befindet und wie es weitergeht, haben wir diesen Artikel zusammengestellt. Wie immer gilt: Wenn noch Fragen offen sind, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren – wir helfen Ihnen gerne weiter!



TABLE OF CONTENTS


In Draft

Wenn sich das Mailing noch im Entwurfsstatus befindet, sind noch keine Daten an uns übermittelt worden. Es steht Ihnen frei, jedes Detail des Mailings zu ändern, einschließlich der Designs, der Mindestmenge oder des Formats. Um fortzufahren, müssen Sie die Buchung am Ende des Prozesses bestätigen.


Wurde die Buchung zurückgesetzt, z. B. aufgrund fehlerhafter Daten, gelangt sie wieder in den Status „Draft“. Dies bedeutet, dass Sie sie überarbeiten und das Mailing erneut übermitteln können, wenn alles entsprechend angepasst wurde.


Awaiting Price (Optional)

Sobald das Mailing auf Ihrer Seite fertiggestellt ist, übernehmen wir die Bepreisung.  Die meisten Produkte und einige Länder sind bereits automatisch eingepreist, und wir arbeiten hart daran, diese Liste zu erweitern. Wenn Sie ein Standardprodukt oder -land gebucht haben, erhalten Sie keine gesonderte E-Mail und wir benötigen keine ausdrückliche Bestätigung.


Price Approval Required (Optional)

Wenn Sie diese Benachrichtigung erhalten, sollten Sie uns den Preis so schnell wie möglich bestätigen. Klicken Sie einfach auf den Link in der E-Mail! Sobald alles bestätigt ist, gehen wir zum nächsten Status über und erstellen Ihr Mailing.


Processing

In dem Moment, in dem Sie die Preisgestaltung bestätigen und wir wieder am Zuge sind, ändert sich der Status auf „Processing“, um diese Veränderung widerzuspiegeln. Wir erstellen das Mailing für Sie und werden es in Kürze manuell von unserem Operations-Team endbearbeiten lassen.


In Review

Unser professionelles Operations-Team prüft die übermittelten Daten und kontrolliert sowohl die Maschinenlesbarkeit als auch die Druckbarkeit anhand einer Vielzahl von Faktoren sowie die Tauglichkeit der übermittelten Daten wie Gutscheincodes und das Datenmapping. Im Idealfall ist dies der letzte Schritt, der Ihrer Aufmerksamkeit bedarf. Sollte es jedoch Probleme mit dem Versand oder den Daten geben, werden wir uns als Nächstes bei Ihnen melden.


Revision Required (Optional)

Wenn bei den Anforderungen an die Druck- oder Maschinenlesbarkeit etwas schiefgelaufen ist, oder wir absehen können, dass es bei der Abwicklung aufgrund der übermittelten Daten zu Schwierigkeiten kommen könnte, wird sich unser Team so schnell wie möglich per E-Mail mit Ihnen in Verbindung setzen. 


Bitte beachten Sie, dass die E-Mail womöglich eine Frist enthält, bis zu der die Korrekturen vorgenommen werden müssen; andernfalls verzögert sich die Abgabe des PALs. Behalten Sie also Ihre E-Mails an diesem Tag gut im Auge! Alle Änderungen müssen auf Ihrer Seite über die Plattform selbst oder Ihre Marketing-Cloud vorgenommen werden, z. B. durch Hochladen einer neuen Design-Datei oder durch Pushen eines neuen Satzes von Adressen. 



Aus haftungs- und datenschutzrechtlichen Gründen kann unser Team niemals in die übermittelten Daten eingreifen. Sollten Änderungen vorgenommen werden müssen, z. B. wegen ausgeschlossener Adressen in der Liste, so müssen Sie diese selbst vornehmen, auch wenn es sich nur um eine kleine Änderung handelt. Wir danken Ihnen für Ihr Verständnis!


Preparing to Print

Sobald wir sicher sind, dass Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, bereiten wir Ihre Daten für den Druck vor. Wenn Sie eine neue Automatisierung mit einer 1:1-Bildpersonalisierung, ein einmaliges Mailing, einen Großauftrag über 100.000 Stück oder einfach nur eine Anfrage haben, senden wir Ihnen ein Prüf-PDF zu, bevor die eigentliche Produktion beginnt.


Das ist der Schritt, den Sie nur erwarten, wenn Sie ein Prüf-PDF erhalten. Wir halten die Druckmaschinen buchstäblich an, bis Sie das Korrektur-PDF so gründlich geprüft haben, wie Sie es wünschen, und uns ausdrücklich grünes Licht geben. Halten Sie aber bitte den Zeitplan ein, um den vereinbarten PHD zu gewährleisten. Je schneller, desto besser!


Prepayment Required (Optional)

Einige Sendungen müssen im Voraus bezahlt werden, entweder als Ganzes oder teilweise, z. B. nur die Portokosten. Dies wird immer im Voraus mitgeteilt, entweder bei den Vertragsverhandlungen oder von Ihrem CS-Manager, wenn es zur Sprache kommt. Wenn Sie jedoch weitere Fragen zur Vorauszahlung haben oder diese Bedingung ändern möchten, können Sie sich gerne mit uns in Verbindung setzen und wir besprechen mit Ihnen die Möglichkeiten! 


Um Ihre Vorauszahlung zu bestätigen, senden Sie uns bitte den Überweisungsbeleg an avise@optilyz.com. Die Verwendung dieser E-Mail anstelle der Beantwortung einer E-Mail oder des Schreibens Ihrer CS ist entscheidend für die rechtzeitige Bearbeitung der Sendung! Wir benötigen den Zahlungsnachweis bis zum letzten Tag des Drucks – das Mailing wird immer erst dann der Post übergeben, wenn die Vorauszahlung abgeschlossen ist.


In Print

Endlich ist Ihr Mailing in der Druckerei! Jetzt können keine weiteren Anpassungen mehr vorgenommen werden, und die Sendungen können nicht mehr gestoppt werden. (Rufen Sie jedoch in Notfällen Ihren CS-Manager an!) Je nach Umfang der Sendung, etwaigen Sonderanweisungen (wie einem FSC-Zertifikat), der Saison und einigen anderen kleineren Faktoren sollte Ihre Sendung in drei bis sechs Werktagen + PAL versandfertig sein.


In Delivery

Sobald alle Sendungen gedruckt sind, werden sie am nächsten Morgen von der Post abgeholt. Der Status ändert sich dann automatisch zu „In Delivery".


Completed

Wenn schließlich alles zugestellt wurde, ist der Versand abgeschlossen. Sie können immer noch Details wie Preise, Kontrolladressen oder die Empfängerliste abrufen, aber bedenken Sie bitte, dass personenbezogene Daten aufgrund von Datenschutzgesetzen zeitnah von der Plattform entfernt werden. Bitte laden Sie alle Details, die Sie für Ihre Unterlagen benötigen, so bald wie möglich nach Abschluss der Sendung herunter.


On Hold

Wahrscheinlich sind wir bereits mit Ihnen in Kontakt, wenn Sie diesen Status sehen - vielleicht haben Sie ihn auch selbst angefordert. Wahrscheinlich musste in einem aktiven Mailing etwas geändert werden, vielleicht musste das Design überarbeitet werden, es gab ein Problem mit den Kampagnendaten oder die Gutscheincodes mussten ein wenig angepasst werden. In keinem Fall sollte Sie dieser Zustand unvorbereitet treffen. Falls doch, überprüfen Sie bitte Ihre E-Mail und stimmen Sie sich mit Ihrem Team ab. Und im Zweifelsfall wenden Sie sich natürlich an Ihren CS-Manager oder unser Support-Team!


Cancelled

Und wir schließen mit einem einfachen Status ab - wenn Sie diesen Status sehen, wurde Ihr Mailing storniert.




Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen geholfen hat, sich einen guten Überblick über unsere neuen und überarbeiteten Zustände zu verschaffen. Wie immer, wenn Sie Fragen oder Bedenken haben, kontaktieren Sie uns bitte. Wir helfen Ihnen gerne weiter!