Nichts ist ärgerlicher, als wenn nach langem Designvorgang das perfektionierte Endprodukt von der Post als nicht maschinenlesbar bewertet und so mit Strafporto belegt wird oder wenn sich der PAL durch ein langes Hin und Her im Feedbackprozess verzögert. 


Um dies zu verhindern, schauen sich die Mitglieder unseres Operations-Teams alle neuen Designs ganz genau an und weisen im Fall der Fälle auf die Abweichungen hin. Um genauer zu erfahren, was da falsch gelaufen ist, und um solche Fehler schon im Voraus zu vermeiden, haben wir hier einen ausführlichen Artikel zusammengestellt. Klicken Sie einfach auf die Titel im Inhaltsverzeichnis oder scrollen Sie direkt an das Ende der Seite, um ZIP-Dateien mit hilfreichen Stempeln und Schablonen herunterzuladen!



TABLE OF CONTENTS


Einführung

Warum ist Maschinenlesbarkeit wichtig?

Maschinenlesbarkeit ist entscheidend, um den reibungslosen Ablauf der Briefzustellung zu gewährleisten. Wenn ein Brief von Maschinen gelesen und sortiert werden kann, wird die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler minimiert. Dies führt zu schnelleren und zuverlässigeren Zustellungen. 


Warum sind die Druck-Beschränkungen so strikt?

Um einen optimalen Ablauf bei hoher Produktionsgeschwindigkeit zu gewährleisten, sind präzise Vorgaben erforderlich. Damit die Postkarte keinen weißen Streifen am Rand hat und die Modelle auf dem Selfmailer nicht plötzlich vieräugig erscheinen, ist es von entscheidender Wichtigkeit, dass wir nur Materialien übermitteln, die gleichzeitig genaue Formate einhalten und ausreichend Spielraum bieten. 


Um sicherzugehen, dass Ihre Mailings perfekt zugeschnitten werden können, laden Sie sich bitte unsere Vorlagen herunter. Diese können Sie, Ihre Designabteilung oder ein Designbüro Ihrer Wahl als Stempel nutzen, um schnell und einfach auf einen Blick festzustellen, dass alles optimal verarbeitet werden kann.


1. Schriftart und -größe

Verwenden Sie eine gut lesbare, klare Schriftart. Die Deutsche Post empfiehlt die Verwendung von Schriften wie Arial oder Times New Roman, aber auch andere Standardschriften wie Frutiger, Helvetica, und Univers sind gut maschinell lesbar. Die Schriftgröße der Adresse sollte nicht kleiner als 10 Punkt sein, um sicherzustellen, dass sie von den Lesegeräten erfasst werden kann; Zusätze, die nicht zur Adresse selbst gehören, können kleiner sein.


Schriften mit folgenden Eigenschaften sind grundsätzlich nicht maschinenlesbar:



2. Kontrast und Farben

Achten Sie auf ausreichenden Kontrast zwischen Schrift und Hintergrund. Verwenden Sie dunkle Farben (z. B. Schwarz oder Blau) auf hellem Papier, um die Lesbarkeit zu erhöhen. Vermeiden Sie die Verwendung von zu vielen Farben, da dies die Maschinenlesbarkeit beeinträchtigen kann. Selbstverständlich überprüft unser Operations-Team genaustens, ob für die strengen Farbvorgaben eingehalten wurden. 


3. Ausrichtung und Platzierung der Adresse

Platzieren Sie die Empfängeradresse auf der Vorderseite in der unteren rechten Ecke. Stellen Sie sicher, dass sie gut sichtbar und frei von Überlappungen ist. Um die genauen Abmessungen des benötigten Freiraums zu erfahren, laden Sie sich bitte unsere Vorlagen herunter. Diese können in Grafikprogrammen als Stempel genutzt werden, sodass der Platz optimal genutzt werden kann.

Die Absenderadresse sollte auf der linken oberen Seite einer Postkarte stehen. Lassen Sie genügend Abstand zur rechten Seite, um einer Verwechslung der Absender- und Adressatsangaben vorzubeugen.

Der Hintergrund des Adressfensters ist grundsätzlich weiß oder einfarbig in Pastelltönen zu halten, um einen gleichmäßigen Kontrast zu gewährleisten, da andernfalls die maschinelle Lesbarkeit beeinträchtigt werden kann. Sollten Sie sich für Pastelltöne entscheiden, halten Sie sich an möglichst helle Töne.


4. Adressformat

Die Empfängeradresse sollte in folgendem Format angegeben werden:


Vorname Nachname

Straße und Hausnummer

PLZ und Ort


Vermeiden Sie es, zusätzliche Informationen oder Abkürzungen hinzuzufügen, die nicht zur Adresse gehören, da dies die maschinelle Erfassung erschweren kann. Dazu gehört auch ein Zielland, wenn die Sendung nicht international versandt wird.


Zusatzvermerke sollten in kleinerer Schrift über der Anschrift angegeben werden.




5. Barcodes

Fügen Sie keinen eigenen Barcode hinzu, da die Deutsche Post spezielle Barcodes für die maschinelle Verarbeitung verwendet. Die Post wird diese Barcodes entsprechend in den dafür vorgesehenen Codierzonen platzieren. Die Codierzone befindet sich in der unteren rechten Ecke der Vorderseite und erstreckt sich 150 mm nach links und ist durchgängig 15 mm hoch. Sie muss für eine automationsfähige Adressierung weiß und frei von jeglicher Schrift und Grafik sein; auch hellste Pastelltöne sind hier nicht möglich. 


Um die genauen Abmessungen der Codierzone einfach mit Ihrem Endprodukt abzugleichen, laden Sie sich einfach unsere Vorlagen für das Format Ihrer Wahl herunter! Diese können in Grafikprogrammen als Stempel genutzt werden, um sicherzustellen, dass die Codierzone komplett freigehalten wurde.   


6. Druck-Beschränkungen


Auch bei hochgenauen, optimal kalibrierten Druckmaschinen kann es vorkommen, dass bei der Verarbeitung in Hochgeschwindigkeit beim Schnitt leichte Ungenauigkeiten entstehen. Daher raten wir dringend zur Einhaltung eines 3mm-großen Rahmens, innerhalb dessen keinerlei wichtige Elemente angegeben sein sollten. Wird hier z. B. ein Buchstabe eines Gutscheincodes versehentlich beschnitten, kann leicht ein komplettes Mailing nutzlos werden. 


Des Weiteren ist es ratsam, den Bereich farbüberfüllt zu gestalten, um der Entstehung von weißen „Blitzern“ beim Schnitt des Mailings vorzubeugen. Um die genauen Dimensionen des umlaufenden Beschnitts auf einen Blick zu erfassen, können Sie sich unsere Vorlagen für die Formate Ihrer Wahl herunterladen. 


Die Druckdatei sollte mit mindestens 250 dpi angelegt werden; Strichzeichnungen in mindestens 1.200 dpi, um die Klarheit zu gewährleisten. Bitte prüfen Sie alle Elemente, um verschwommene Bilder und Texte mit dem sogenannten Treppeneffekt zu vermeiden. Selbst aufwendige Designs sehen sonst schnell billig, lieblos oder überhastet aus und können bei Ihren Kunden nicht ihre volle Wirkung entfalten. 


Damit Text so klar wie möglich erscheint, sollte er stets eingebettet sein. Vermeiden Sie es, Texte als Bilddatei zu hinterlegen! Das kann zu Ungenauigkeiten im Druck führen. 


Um eine korrekte Produktion und eine Falzung der Seiten nach Vorlage zu gewährleisten, fügen Sie bitte Falzmarken ein. Inkorrekte Falzmarken können zum Verlust der Automationsfähigkeiten seitens der Post führen, daher bitten wir hier um größtmögliche Genauigkeit. Die exakten Positionen der Marken finden Sie selbstverständlich für alle zur Verfügung stehenden Formate in unseren Downloads. Achten Sie darüber hinaus darauf, dass die Falzmarken auf einer separaten Ebene in der Designdatei angelegt werden. 


Die Druckdatei muss im CMYK-Farbmodus angelegt sein. Andernfalls kommt es beim Druck zu Farbabweichungen. Bitte achten Sie darauf, dass alle farblichen Elemente im CMYK-Modus angelegt sind und der häufig für Bildschirmdarstellungen verwendete RGB-Modus nicht genutzt wird. Auch Sonderfarben können nicht originalgetreu wiedergegeben werden. Schwarze Schrift hingegen sollte zu 100 % schwarz sein und sich nicht aus einer Kombination verschiedener Farben zusammensetzen. 


Einzigartige Schriftarten helfen dabei, Ihrem Unternehmen einen wiedererkennbaren Look zu verleihen. Gerne drucken wir Ihre Mailings in einer Schriftart Ihrer Wahl – achten Sie nur darauf, dass Sie uns die Schrift im Voraus zukommen lassen, damit diese Option vom Drucker umgesetzt werden kann. Sollte das nicht möglich sein, können Sie sogenannte open-source Schriftarten verwenden, die keiner Lizenz unterliegen.   


6. Offset-Druck Restriktionen

Eine bunte Personalisierung ist nur im Digitaldruck möglich. Soll z. B. ein Gutscheincode oder ein Prozent-Nachlass farbig hervorgehoben werden, muss der Druck als Digitaldruck durchgeführt werden. 


Beachten Sie auch, dass es im Offset-Druck nicht möglich ist, eine Postkarte auf beiden Seiten zu personalisieren. Muss z. B. auf einer Seite ein persönlicher Gutscheincode angegeben werden, während auf der anderen Seite die Adresse aufgedruckt wird, muss zwingend der Digitaldruck gewählt werden. 

Soll hingegen einseitig dasselbe hochwertige Motiv gedruckt werden, während Personalisierungen nur auf der gleichen Seite wie die Adressdaten ausgeführt werden, kann der Offset-Druck bei einer entsprechend hohen Auflagen die bessere Alternative sein. Sprechen Sie uns zu den Details gerne an!


7. Versandrestriktionen

Um mit dem Format „Dialogpost International“ weltweit zu versenden, wird zwingend eine deutsche Absender-Adresse benötigt. Bitte achten Sie darauf, keine ausländischen Absender anzugeben, auch nicht solche des Ziellandes oder der Zielregion! Weiterhin können über „Dialogpost National“ keine internationalen Adressen beliefert werden, also achten Sie auf die Auswahl der Zielländer in Abstimmung mit Ihrer Datenlieferung.

Achten Sie beim Druck einer Frankierwelle für ein automationsgerechtes Mailing auf das genaue Format von 44 mm x 21,3 mm. Der Druck muss vollständig in der dafür vorgesehenen Frankierzone (74 mm x 40 mm) im oberen rechten Rand liegen. Um sicherzugehen, dass die Position stimmt, laden Sie sich bitte die Vorlagen für Ihr gewähltes Produkt herunter.

Um das Adressfeld befindet sich eine 5 mm Ruhezone, welche von Grafiken, Texten und Zahlen frei gehalten werden muss. Die Ruhezone muss einfarbig weiß sein. Bei einem DIN A4 Brief befindet sich das Adressfeld 15 mm vom linken Rand und 40 mm vom oberen Rand. Andere Formate finden Sie in unseren Vorlagen! 


8. Personalisierungen

Achten Sie darauf, dass die Druckvorlage keinerlei Personalisierungselemente beinhaltet. Die Personalisierung wird nachträglich aufgedruckt. Um mehr über die Gestaltung der beiden Dateien zu erfahren, schauen Sie sich bitte diesen Artikel genauer an. Wir verstehen, dass das Thema Personalisierungen komplex ist und unser Support freut sich auf Ihre Kontaktaufnahme, wenn weiterhin Fragen bestehen!  


Wurde der Offsetdruck gewählt, empfiehlt es sich darüber hinaus, dazugehörige Textpassagen aus dem Druckdesign zu entfernen und ausschließlich im Sample zu hinterlegen. Ansonsten können unschöne Absätze oder Abstände entstehen. Um diesen Effekt bei Text-Personalisierungen zu verhindern, empfehlen wir den Digitaldruck, bei dem Personalisierungen dynamisch eingefügt werden, was die Gefahr von unschönen Freilassungen komplett bannt. Um mehr über den Unterschied von Offset- und Digitaldruck zu erfahren, lesen Sie bitte hier weiter!


Während wir uns freuen, wenn individuelle Gutscheincodes verwendet und so Tracking und Datenerhebung ermöglicht werden, ist es selbstverständlich möglich, ein und denselben Gutscheincode für alle Mailings zu verwenden. Achten Sie darauf, dass ein allgemeiner Code wie „SummerSale1996“ nicht Teil der Personalisierung ist und daher nicht Teil dieser Datei sein sollte! 


Um mehr über das komplexe Thema der Gutscheinverwendung zu erfahren, schauen Sie sich die Artikel in der Gutschein-Kategorie unseres Helpcenters an!


9. Allgemeine Empfehlungen


Unser verwendetes Papier ist grundsätzlich FSC-zertifiziert. Diese Zertifizierung bestätigt, dass das Holz zur Papierherstellung aus erneuerbaren Waldbeständen gewonnen wurde. Die Option zur FSC-Zertifizierung lässt Sie dies mit einem Logo auf dem Papier angeben. Bitte bedenken Sie, dass das Papier ein und dasselbe ist und es sich bei der Option in der Auftragserstellung spezifisch um den Logodruck handelt.


Das finale Produkt wird bei einem zertifizierten Drucker in Auftrag gegeben und zur Bestätigung vor Abschluss nochmals von dritter Stelle bestätigt. Dadurch entstehen die berechneten Mehrkosten. Bedenken Sie, dass dieser Vorgang Zeit in Anspruch nimmt und sich der Versand somit um 1 bis 3 Werktage verzögern kann! Bei zeitkritischen Mailings raten wir daher zur zusätzlichen Zeitpuffer-Einplanung. 


Offset-Druck rentiert sich häufig bei kleiner Auflage nicht. Um kostenbewusst zu drucken, empfehlen wir bei geringer Stückzahl den Digitaldruck. Um mehr über die Unterschiede der beiden Druckarten zu erfahren, lassen Sie sich gerne von uns individuell beraten!


Unsere Vorlagen finden Sie in diesem Artikel oder auf unserer Plattform!